5 полезных правил, как правильно пользоваться электронной почтой
26.02.2018 846 0
Сообщение в социальных сетях и на электронной почте всегда отвлекают от важных дел. Поэтому важно правильно организовать свой подход к работе с e-mail.
Специалист дает 5 советов, как правильно пользоваться электронному адресу.
1. От профессиональной занятости и обязанностей зависит, как часто нужно обрабатывать письма в почтовом ящике. Главное, лично для себя нужно конкретизировать время и определить количество "заходов" на почту. К примеру, выделяйте по полчаса утром и вечером на работу с электронной почтой. Это поможет правильно организовать рабочий день и не отвлекаться в течение дня на просмотр почты. Исключения можно делать тогда, когда вы ждете конкретный лист. Но даже тогда важно оговорить с отправителем время, чтобы не проверять часто почту.
2. Письма следует обрабатывать сразу: прочитали, сохранили необходимую информацию, ответили или обозначили как "спам". Ненужные письма стоит сразу удалять, чтобы не засорять ящик.
3. Многие почтовых серверов позволяют создавать папки для сортировки сообщений. Создайте несколько тематических папок, к примеру, "Работа", "Проект", "Личное" и т.д. и храните туда все необходимые письма. Это - удобно.
4. Со всеми сообщениями нужно работать в одном месте. Это сэкономит время, ведь не нужно заходить в разные аккаунты. Чтобы оперативно реагировать на письма, настройте переадресацию на один почтовый ящик.
5. Архивация - полезная функция электронной почты. Если в письме важная информация - архивируйте сообщения. Оно сохранится, а найти его можно, воспользовавшись функцией поиска. Таким образом в "входных письмах" можно оставлять только те сообщения, на которые нужно ответить за короткий промежуток времени. Архивация поможет не накапливать письма в папке "Входящие".
"Время - самый ценный ресурс, который не восстанавливается. Проверка почты и общение в социальных сетях воруют наше время. Это влияет на результативность труда. Именно поэтому нужно уметь планировать и организовывать свое время. Так можно увеличить производительность работы и высвободить больше часов для отдыха", - говорит бизнес-тренер по тайм-менеджменту, руководитель компании "Квадрат Зданевича" Михаил Зданевич.
Специалист дает 5 советов, как правильно пользоваться электронному адресу.
1. От профессиональной занятости и обязанностей зависит, как часто нужно обрабатывать письма в почтовом ящике. Главное, лично для себя нужно конкретизировать время и определить количество "заходов" на почту. К примеру, выделяйте по полчаса утром и вечером на работу с электронной почтой. Это поможет правильно организовать рабочий день и не отвлекаться в течение дня на просмотр почты. Исключения можно делать тогда, когда вы ждете конкретный лист. Но даже тогда важно оговорить с отправителем время, чтобы не проверять часто почту.
2. Письма следует обрабатывать сразу: прочитали, сохранили необходимую информацию, ответили или обозначили как "спам". Ненужные письма стоит сразу удалять, чтобы не засорять ящик.
3. Многие почтовых серверов позволяют создавать папки для сортировки сообщений. Создайте несколько тематических папок, к примеру, "Работа", "Проект", "Личное" и т.д. и храните туда все необходимые письма. Это - удобно.
4. Со всеми сообщениями нужно работать в одном месте. Это сэкономит время, ведь не нужно заходить в разные аккаунты. Чтобы оперативно реагировать на письма, настройте переадресацию на один почтовый ящик.
5. Архивация - полезная функция электронной почты. Если в письме важная информация - архивируйте сообщения. Оно сохранится, а найти его можно, воспользовавшись функцией поиска. Таким образом в "входных письмах" можно оставлять только те сообщения, на которые нужно ответить за короткий промежуток времени. Архивация поможет не накапливать письма в папке "Входящие".
| |
| Читайте также |
