Создание ежедневной процедуры работы с почтой

Вы сами определяете, сколько времени отнимает у вас электронная почта каждый день. Сколько часов и минут вы потратите на нее – вопрос самоконтроля. Вот почему так важно разработать ежедневную процедуру проверки электронной почты, а также понять, какие препятствия могут сбить вас с избранного пути.

После внедрения системы, которая соответствует вашему естественному творческому ритму и формирует ожидания у тех, с кем вы работаете, становится значительно легче сосредоточиться на действительно важных задачах и выполнять их. Вот что вам следует сделать:

 

Начните день со значимой работы. Несмотря на то, что каждый второй просматривает электронную почту до завтрака, начинать день с проверки электронной почты обычно непродуктивно. (На самом деле даже контрпродуктивно: вы начинаете день с того, что позволяете требованиям других людей определять ваши приоритеты.) Вместо этого постарайтесь посвятить первые час-полтора рабочего дня задаче, которая помогает двигаться к достижению значимых целей. Таким образом, вы выполняете важную и трудную работу, когда ваши интеллектуальные способности находятся на пике, а не в середине дня, когда вы устали и соображаете хуже. Кроме того, это означает, что когда вы обращаетесь к электронной почте, то независимо от ее содержания – какие «пожары» следует потушить, на какие неприятные вопросы придется ответить, – часть важной работы, запланированной на сегодня, уже сделана.

 

Примечание. Если вам приходится выполнять значимую работу после обеда, поскольку утро занято неотложными делами, постарайтесь выполнить «ритуал перезагрузки», прежде чем приступать к делу. Подойдут такие средства, как 10 минут медитации, прогулка быстрым шагом по соседним улицам или краткий сон.

 

Не проверяйте электронную почту чаще 2–3 раз в день. После прочтения сотен интервью и статей о необыкновенно эффективных работниках (и, разумеется, много экспериментируя сама), я могу сказать, что люди, успешно справляющиеся со своей работой, проверяют электронную почту не чаще 2–3 раз в день. Обычно это означает от часа до двух проверки электронной почты поздним утром и приблизительно столько же времени после обеда. Некоторые предпочитают добавлять третью, и последнюю, проверку почты в конце рабочего дня, чтобы «подчистить хвосты».

 

Определите время работы с электронной почтой и внесите его в график. Делая отметку в рабочем графике, вы открыто заявляете, что собираетесь потратить время и силы на электронную почту. Поскольку вы уже обозначили время для просмотра входящих сообщений электронной почты, вам теперь легче сосредоточить все свое внимание на других задачах; почту вы обязательно прочтете, но позже. И что еще важнее, это требует воздерживаться от проверки почты в другое время.

 

Дополнительное преимущество. Я бы также рекомендовала выделить в распорядке дня время для значимой работы – даже если это будет один временной отрезок в день, с самого утра. Если мы четко и ясно не планируем важную работу, она обычно вытесняется на периферию. Запись в календаре – это обязательство.

 

Относитесь к временным интервалам в своем календаре как к совещаниям. Это значит, что вы приходите, начинаете в назначенное время и заканчиваете в назначенное время. На этом «совещании» может не быть других людей, но смысл в том, чтобы уважать свое время точно так же, как вы уважаете чужое время, приходя на совещание. Если вы запланировали для значимой работы определенный временной интервал, уделите этой работе все свое внимание и силы. (Не сдавайтесь, если потребуется 10–20 минут, чтобы войти в рабочий ритм; в случае необходимости запритесь в зале для совещаний.) Поддерживайте дисциплину и строго соблюдайте время, отведенное для просмотра электронной почты. По его истечении прекратите читать почту и займитесь другими делами. Это заставит вас расставлять приоритеты – кому следует ответить и насколько подробно. Полезный навык.

 

Используйте извещения о сообщениях от ВИПов. Если вы выделили определенные интервалы времени для проверки электронной почты, но у вас есть контакты, которые начинают паниковать, не получив от вас ответа в течение пяти минут, то можно пойти на компромисс и использовать извещения о письмах от ВИПов. Например, на iPhone можно обозначить некоторых людей как ВИП, и тогда их электронные письма будут поступать в отдельный ящик входящих сообщений. Кроме того, можно запрограммировать особый звуковой сигнал при поступлении электронного письма в этот ящик. Для телефонов с операционной системой Android можно воспользоваться приложением Gmail, в котором есть аналогичная система обозначения «приоритетных» отправителей. Этот метод помогает при необходимости игнорировать входящие сообщения, не опасаясь пропустить что-нибудь важное.

 

Старайтесь не держать почту открытой в фоновом режиме. Исследования показали, что при выполнении другой задачи просто открытая в фоновом режиме программа просмотра электронной почты – даже если ее окно свернуто – серьезно снижает производительность. И пусть электронная почта не занимает центрального места на экране, ваш мозг все равно помнит о ее присутствии и тратит часть ресурсов на слежение за ней, уменьшая способность сосредоточиться на текущей задаче. Постарайтесь не отвлекаться, а для этого отправьте электронные послания в карантин, чтобы освободить свое рабочее пространство. Пусть сообщения о входящих появляются у вас не на рабочем мониторе, а, например, на планшете или смартфоне. Благодаря тому, что проверять почту вы будете в отдельном (физически) месте, ваши «Входящие» – а также сопутствующая им тревога и спешка – отодвинутся подальше и перестанут на вас давить. Чем более четко будут разграничены дела, тем спокойнее вы станете трудиться.

 

Помните о «цене переключения». Каждый раз, когда вы прерываете текущую работу, чтобы проверить электронную почту, вам приходится платить «цену переключения», как называют это исследователи. Если вы заняты работой, требующей глубокой сосредоточенности (или «творческим процессом»), таким как написание текста, программирование или создание презентации, то вам потребуется не меньше 25 минут, чтобы снова погрузиться в работу после перерыва. С точки зрения производительности это слишком высокая цена.

 

Помните о том, что к концу дня воля ослабевает. Увы, ресурсы нашей воли не бесконечны. Поэтому каждый раз, когда в течение рабочего дня вы обращаетесь к силе воли, ее остается чуть меньше. В том, что касается электронной почты, это означает, что со временем становится все труднее противостоять искушению проверить почтовый ящик. Кроме того, становится сложнее принимать правильные решения и наилучшим образом составлять электронные письма. Однако, зная о естественных ритмах, которым подчиняется сила воли, вы можете использовать их с выгодой для себя. Постарайтесь запланировать ответы на те сообщения, которые требуют максимального напряжения сил и сосредоточенности, на утренний интервал проверки почты, а после обеда заняться письмами, не требующими особых интеллектуальных усилий.

 

Объявите о своих ожиданиях публично. Установив график проверки электронной почты, сообщите о нем. Чрезвычайно полезно открыто обсудить основные правила коммуникации с начальниками, коллегами и клиентами до того, как возникнут проблемы. Спросите начальника, как быстро вы должны отвечать на его электронные письма (например, в течение 15 минут? часа? суток? после работы?). Возможно, его ответ вас удивит или разочарует – но по крайней мере вы получите информацию. Расскажите о своем рабочем графике коллегам, чтобы они понимали, как им удобнее связываться с вами, а вам с ними (например, отправляйте мне письма по несрочным вопросам и подходите ко мне, если дело срочное). Сообщите клиентам, как быстро они могут рассчитывать на ответ (например, в тот же день – для писем, пришедших до 15.00, если их проект активен), прежде чем они самостоятельно придут к какому-либо выводу. Если вы не хотите, чтобы вас непрерывно бомбардировали письмами, необходимо самому формировать ожидания других и твердо придерживаться установленных правил.

 

Действия:

Запишите в календаре план работы на ближайшие две недели. Включите в него временные интервалы для проверки почты, выполнения значимой работы и других дел (например, совещаний и звонков клиентам), которые составляют важную часть вашего рабочего дня.

 

Убедитесь, что вы не планируете дела вплотную друг за другом. Необходимо сознательно предусмотреть периоды «неполной загрузки» для отдыха и восстановления, для преодоления неожиданных сложностей или для реакции на неизбежно возникающие срочные ситуации, без нарушения рабочего графика. Не забывайте о том, что сила воли с каждым часом слабеет. Лучше всего отвести время в первой половине дня на более трудные и насущные задачи, а вторую половину оставить для более простых и легких дел. Постарайтесь придерживаться установленного распорядка в течение двух полных недель и проверьте, и вы увидите, насколько повысилась ваша производительность.